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断るときこそスピード命!お断りをチャンスに変える3つのポイント

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ご相談やご依頼を頂いても、お仕事をお断りせざるをえない時ってありますよね。
仕事を受けたならその仕事ぶりや成果物が認められれば、また次のご依頼があるかもしれません。
それに対してお断りはその機会を棒にふるだけではなく、「断る」というその行為自体が相手に悪い印象を与えてしまいもう仕事が来ないんじゃないかと不安になりがち。

けれどお断りも一瞬ではあるけどお客様との『接点』なわけで、ちゃんと対応すればそれすらも次に繋がるチャンスになると思っています。
その接点をチャンスに変える為に、私が気をつけている3つのポイントをご紹介。

できるだけ早く返事を返す

返事をするのに時間をかけると、その待たせた時間分相手の期待度が上がります。
待たせた挙句お断りとなると、がっかりさせてしまいますよね。

それに相手が断られたことにより他の人や手段を探さなくてはならない場合、その時間も無駄にしていしまいます。
どうせ断るなら早く断った方が、相手の負担にならずに済むのです。

断るなら、可能な限り最速で断る。
これがお断りのマナーだと思います。

また、ただいたずらに「迷う」ことに時間をかけるのは、相手の時間だけではなく自分の時間も無駄にしていることになります。
なぜ迷っているのかを自分に問い内容に疑問があるなら相手に確認する、スケジュールがまだ未確定なら取り急ぎ「◯日に予定が判明するからそれまで待って欲しい」と返すなど、行動で話を進める方が賢明です。

理由を明確に伝える

スケジュールを確保できない、予算が合わない、自分の専門ではないなど、お断りには様々な理由があるでしょう。
いずれにせよ『断る』という行為は罪悪感もあり、はっきりと言いづらい人もいるかもしれません。

けれどどんな理由であれ、断るときは曖昧にせずきちんと理由をお伝えした方がよいと思います。
なんとなくごまかして断ると、断られた方はその理由を悪い方に考えがち。
「やりたくなかったのかな」「なんかこちらに落ち度があったかな」と感じさせてしまうと、それが相手の中で苦手意識に変わるかもしれません。

相手にではなく、『案件』に対してこういう理由があってお断り、とはっきり伝えた方が結果的には良い関係が築けると思います。

また心情的に「やりたいけどできない」ときはその点もしっかりアピールした方が当然よいのですが、「やれるやれない以前にやりたくない」仕事もぶっちゃけあるはず。
私はその場合も(言葉は最大限注意して選びますが)できるだけ伝えるようにしています。
また同じような依頼が来てしまうと結局あやふやなお断りの繰り返しになりますし、相手に手間をかけさせてしまうからです。

適当に断るのではなくその理由を案件ごとにしっかりお伝えすることでこそ、「また次回よろしくお願いします!」の言葉は社交辞令ではない本物になるのです。

できるだけ代替案を提示する

問答無用で「そんなバカげた話誰が受けるか!」というようなブラックな依頼(だいたい無差別・笑)はともかく、だいたいの方はこちらが何ができるか知った上で、またはこちらにどうして欲しいかを考えた上でご相談くださいますよね。
なので、ちょっとずつお互い歩み寄れるなら受けられるかも、ってこともあると思うんです。

そういう時は素直に「もしこの条件がこうだったらできますよ」と提案してしまいます。
それでうまくいけばお互い助かるかもしれないし、それがダメでも気持ちが伝わって「ちゃんと考えてくれてるんだな」と相手が思ってくれたなら、それはそれでいいわけですしね。

お断りは少ないに越したことはないけど、たびたび発生すること。
だったら申し訳ない気持ちをお伝えしつつ、誠意を込めて正々堂々(?)お断りをすることで、信頼関係を築いて次に繋げることを心がけたいものですね。