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まだメール整理で消耗してるの?勝機はシンプルトレイと検索にあり!

160517

フォルダ分けしたりタグ付けしたり、メール整理が大好き!何時間でもやってられる!
という本末転倒なハック好きは別として、基本メールの管理ってめんどくさいですよね。

それに対する私の正解はこれです。

整理しない。

非常に快適でオススメなので、私のやり方をご紹介したいと思います。

メールアドレスは最小限

まずやり方どうこうの前に、扱うメールアドレスの数を減らすのがシンプルへの最短近道だと思います。
私は日常的に使っているのは『プライベート』と『仕事』の2つのみ。
プライベートと言っても家族や友人とのやり取りはSNSが中心ですから、オンライン上のサービスの登録とか、ネットショッピング、ネットバンキングなどですね。

少数精鋭だと乗っ取りだけは恐いので、パスワードは複雑にしておきましょう。

受信トレイにメールを溜めない

受信したメールは『受信トレイ』に届きます。
メールのチェックは届いたその時すぐでも、決めた時間にまとめてでもいいと思いますが、基本的には「1度読んだらすぐアクション」です。

アクションとは例えば
・返信する
・ゴミ箱に入れる
・URLをクリックしてその先で何かする
・不要なメルマガなどは解除する
…といったことですね。

これを来たメールに対して即対応していき、受信トレイ内をさばいていきます。

ここで、ざっと読んで「あとで返信しよう」「めんどくさいからちょっと保留にしよう」は厳禁です。
理由は2つ。
・あとに回すとその時にもう1度読むことになり2度手間である
・「あとでやらなきゃ」と頭の片隅で常に気にすることになる

なので対応できないときは極力私は見ないですね。
見たけど確認や返信に時間がかかりそうな場合は「お時間を頂きたいので◯日内に改めて返信します」など、とりあえず一報送ります。

アクションしたメールは全てアーカイブする

アーカイブとは、gmailなどではお馴染みですが『保管庫』のことです。
受信トレイでアクションを行い残ったメールは、「現在進行中の案件」を残し、タグ付けやフォルダ分けなど一切せず全てアーカイブにぶっ込みます。

つまり受信トレイに残っているのは常時「アクション済みで待っていればいいだけの案件」か「時期が来たらアクションする案件」のみ。
一目で進行中のものがわかるわけですね。

なんだかんだ言って検索が1番早い

そもそもどうして多くの人がフォルダ分けやタグ付けをしているのかと言えば、過去のメールを探しやすくするためですね。
けれど最近のメールならともかく、何ヶ月も前のものとなると「あの人と看板見積もりのやり取りしたの何月だったっけなー」とか考えながらフォルダ内をスクロールして探すのは手間がかかります。

それよりも、「あの人」「看板」「見積もり」で検索をする方がよっぽど早いんですよ。
ドンピシャで見つかります。

そしていつでも検索で見つかるんだったら、フォルダ分けやタグ付けをする意味がほとんどないんです。
なので検索があれば、『受信トレイ』の他は全て『アーカイブ』ひとつあればいいというわけです。
もちろんフォルダ分けしないのでメッセージルールの設定なども不要です。

以上が知らない人には目から鱗、知ってる人には「なぜそんなことでドヤ顔??」なシンプルメール論でした。
できることはどんどんシンプルにして、本当にやりたいことのための時間を作りましょ。