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運営側になったときに出展者に〆切を守らせるシステムを考えてみた

170722

去年、今年とイベントごとの運営側に携わるということを何度かやらせて頂いているのですが…。
つくづく思います。

全員一度は主催・運営側を経験した方がいい。
一度やってその大変さを知れば、〆切破りなど二度としようと思わなくなるから。

〆切を守らない人、
そもそもお知らせを見ていない人、
遅れた挙句キャンセルする人(しかも自分から言い出さない。こちらから問い詰めた上での後出し)…
必ず出てきます。

そして最近もそんな状態でブチ切れていたわけですが、とりあえず深呼吸して考えてみました。
いやいや、学習しろよ私。
初めてじゃないんだから、こうなることは予想できたはず。
ということは、〆切を守らせることができない私が無能なんじゃないか。

というわけで、どうすれば出展者に〆切を守ってもらえるか考えてみました。

ポイントは2つ。
情報を集約することと、相互監視を行うこと。

情報を集約する

イベント当日に向けて、運営からはどんどんお知らせしてくることが出てきますよね。
そこに来ればいつでも全ての情報が見られる、という状態を作るために、メールやメッセージグループではなくFacebookグループなどを利用するのがセオリー。

でも忙しい人だとマメに見られず、アップされるごとにチェックはできない。
そうすると、どのスレッドを読んだのか読んでないのかわからなくなってしまう。
(いやさかのぼってチェックしろや…!!というのが本音ですが)

つまり運営側の情報の出し方が悪いんじゃないかと。

その対策として、「とりあえずここを見ろ」というまとめを作るのは有効ですよね。
詳細は各投稿にリンクで飛んでもらうとして、その入り口を並べておく。
FBであればそれを1番上に固定投稿にしておいたり。

…でも、それでは足りないのです。
だってちゃんと読まない人は、そのまとめの中ですら自分がどれを読んだのか読んでないのか判断できないから。

そこで考えたのが最初の表なわけです。

情報のまとめ、詳細へのリンクと同時に、「各出展者がチェックしたかどうか」の情報まで集約して、はじめて有効になるのではないかと。
これなら「気がつかなかった」「忘れていた」などという言い訳を聞かずにすみます。

相互監視を行う

そしてこの表のもうひとつ有効なところは、自分で書き込んでもらう=皆が書き込めるオープンな場所に設置されるところです。

〆切を守らず迷惑をかけているのが誰なのか一目瞭然。
バレバレなわけです。
これは特に日本人ならきついはず。

〆切は守るけどいつもギリギリ、というタイプの人も、他の人が早めに出して埋まっていくと「あ、自分もやらなきゃ」と前倒しで出す気になるかもしれませんしね。

どうでしょう、この案。
〆切破りを撲滅することはできるでしょうか?

これでダメなら私はもうダメです。
FBでのタグ付けお呼び出しなどの技も開発(?)されていますが、呼び出す時点で後手なわけですから。

あとはもう兵役制度のごとく、全員持ち回りで人生のどこかで運営の義務を果たさねばならないとか…。
それか〆切を破ると電流が流れるとか…。
ダメだ、ストレスのあまり物騒なアイディアしか思い浮かびません。

こうすれば〆切を守ってもらえるよ!というステキシステムをご存知の方は、私がハゲる前に教えてもらえると大変嬉しいです。